La revisión de nuestros sistemas de información y el positivo aumento de los indicadores de nuestras redes comunicacionales se tomaron la discusión del último encuentro.
El quinto criterio abarcado por el Comité de Gestión Administrativa y Financiera reunió a 15 participantes el pasado miércoles 01 de agosto, entre los que se encontraban Directivos Académicos, analistas de la Dirección de Planificación, Acreditación y Aseguramiento de la Calidad (DIPAC) y la Vicerrectora Académica, Violeta Castillo, quienes en conjunto identificaron debilidades y fortalezas de nuestra institución para el criterio de Información Institucional.
En esencia, este criterio se refiere al sistema de información que utiliza nuestra institución para tomar decisiones y avanzar hacia el logro de los propósitos definidos. Adicionalmente, se consideran antecedentes e indicadores exigidos por los organismos gubernamentales y que son puestos en conocimiento público, lo que está abarcado desde tres aspectos.
El primer punto abarcado en la jornada tuvo que ver con los sistemas con que la institución entrega información veraz, oportuna, precisa, completa y en un ambiente seguro, tanto para realizar análisis institucional como para apoyar las actividades académicas, administrativas y de admisión. Actualmente, IP Los Leones cuenta con diferentes sistemas para proporcionar información a las diferentes unidades. Otras fortalezas se reflejan en que el sistema es manejado por una cantidad pertinente de personal y con una plataforma de respaldo de la información y otra encarada de la seguridad de ésta.
Por otro lado, se identifica una debilidad por no contar con una definición única e institucional de los procesos utilizados para manejar la información institucional, lo que permitiría desarrollar planes de formación de herramientas o planes para habilitar herramientas de software, pensando en el mejor manejo de la información por parte de la comunidad.
El segundo aspecto analizado considera que el Instituto cuente con una página web actualizada, por medio de la cual se puede disponer de toda su información pública de manera sencilla y de fácil acceso. Punto cumplido, identificándose una fortaleza en el importante crecimiento y presencia en redes sociales que ha tenido nuestra Institución, lo que ha permitido llegar a estudiantes, docentes y personal, de manera directa y oportuna. Este aspecto además está ligado con el tercero, que se refiere a los contenidos publicados cuya información que debe ser actual y precisa sobre sus propósitos, valores, políticas, reglamentos y procedimientos académicos, administrativos y financieros.
Los puntos a reforzar se centran en la formalización de los mecanismos para actualizar particularmente el sitio web. Esto se lograría con la elaboración del Protocolo de Mantención y Actualización Web 2018 que ya se comenzó a trabajar. Por otro lado, se identificó la necesidad de que las unidades tengan una mayor participación en los aspectos a que abarca este criterio.
La creación de un Comité en el que participe la Dirección de Desarrollo Estudiantil, el área de Finanzas, la Vicerrectoría de Administración y Finanzas y la Secretaría General, sumado a una mayor integración de la Dirección de Admisión y Comunicaciones en las reuniones semanales del Consejo de Rectoría, son las medidas propuestas para contrarrestar los puntos bajos.
Finalmente, las debilidades se tomaron como metas por cumplir y las fortalezas fueron ampliamente valoradas, considerando que la creación de un área de Comunicaciones como Departamento formal es relativamente joven (2011) y ha demostrado ser un necesario y efectivo aporte. Además, con la reciente fusión entre Comunicaciones y Admisión en una sola Dirección, los objetivos de cada una se alienan mejor con los de nuestro proyecto educacional.
